Arkivarie till samhällsviktig myndighet

Som arkivarie på MFoF kommer du tillsammans med kollegor att säkerställa och vidareutveckla myndighetens informationshantering. I rollen som arkivarie är du ansvarig för myndighetens arkiv så att handlingar bevaras, hålls ordnade och vårdas i enlighet med lagstiftning. Detta innebär att du kommer jobba med att kvalitetssäkra informationsprocessen från hantering av inkomna handlingar, till att handlingar av olika format ska arkiveras. Du kommer även att registrera inkommande ärenden vid exempelvis registrators frånvaro, samt stödja och utbilda verksamheten i frågor som rör informationshantering.

Tjänsten är både operativ och strategisk där du förutom att hantera löpande arbete också kommer att göra analyser av utvecklingsbehov och upprätta styrdokument inom området. Du kommer att arbeta på myndighetens avdelning för verksamhetsstöd och är underställd avdelningschefen. Tjänsten som arkivarie finns redan på MFoF och rekryteringen innebär en utökning för att hantera inkommande handlingar, bedriva utvecklingsarbete inom området samt för att möjliggöra överföring av kompetens från nuvarande arkivarie. Du kommer även att arbeta nära myndighetens registrator och administration och vara ett viktigt stöd till verksamheten vid digitalisering och effektivisering av processer.

• Säkerställa korrekt hantering av inkomna och upprättade ärenden samt uppdatering av klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplan.
• Vid tillfälliga behov arbeta med registratur och ärendehanteringssystem.
• Omsätta Riksarkivets föreskrifter till myndighetens verksamhet, och utveckla rutiner och arbetssätt inom ansvarsområdet.
• Ansvara för och löpande arbeta med myndighetens arkivredovisning för såväl fysiska handlingar som för digitala.
• Hantera utlämnande av arkiverade handlingar.
• Utarbeta förslag till och ta fram relevanta styrdokument och tillämpningsanvisningar.
• Vara kontaktperson för inspektioner inom ansvarsområdet.
• Initiera och driva utveckling inom ansvarsområdet ex. införande av e-arkiv, process för överföring till riksarkivet, tillgängliggöra offentliga handlingar.
• Löpande omvärldsbevaka inom ansvarsområdet för att stärka myndighetens förmåga att ställa om vid förändringar.

Tjänsten innebär både självständigt arbete och att genomföra och driva arbete tillsammans med andra. Med stöd av arkivariens expertkunskap, goda samarbeten internt och kunskapsdelning med andra myndigheter utvecklar myndigheten sin informationshantering. MFoF är en liten myndighet och rollen förutsätter en flexibilitet och intresse av att kunna arbeta med olika former av arbetsuppgifter och att du är aktiv och bidrar i det löpande förbättringsarbetet.

Vi söker dig som har:

• Högskoleutbildning inom arkivvetenskap, informationsvetenskap, biblioteksvetenskap eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• Goda kunskaper om lagstiftning och regelverk som styr myndigheters hantering av handlingar.
• God förmåga att hantera digitala system.
• Mycket goda kunskaper i svenska.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av arbete som arkivarie eller registrator inom offentlig verksamhet.
• Erfarenhet som arkivarie i en statlig myndighet.
• Erfarenhet av att självständigt utforma styrdokument inom området.
• Erfarenhet av att arbeta i ärendehanteringssystem.
• Erfarenhet av ordnings- och förteckningsarbete.
• Goda kunskaper i engelska.

Personliga egenskaper:

Förutom ovan nämnda krav och meriter krävs det att du är strukturerad och kan organisera ditt arbete på ett effektivt och överskådligt sätt. Du trivs med att samarbeta och bidrar till en positiv arbetsmiljö genom tydlig kommunikation och samarbetsvilja. Din noggrannhet säkerställer att inga detaljer lämnas åt slumpen och som självgående person har du förmågan att driva ditt arbete framåt med initiativ och ansvarstagande. Dessutom är du resultatinriktad och identifierar mål och aktiviteter för att uppnå bästa möjliga resultat. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde efter överenskommelse. Provanställning i sex månader tillämpas. Placeringsort är Skellefteå med möjlighet att teckna individuell överenskommelse om distansarbete utifrån MFoFs riktlinjer om distansarbete.

Lön

Individuell lönesättning tillämpas.

Ansökan

Sista dag för ansökan är den 27 april 2025.

Skicka din ansökan med e-post till info@mfof.se, (eventuella bilagor bör vara i pdf-format) eller med vanligt brev till Myndigheten för familjerätt och föräldraskapsstöd, Box 35, 931 21 Skellefteå.

Kom ihåg att ange dina initialer och diarienummer AD 2025–515 på ansökan.

• Madelene Wigenstam, avdelningschef, 010-190 11 22
• Nour Gustafsson, HR-specialist 010-350 52 27

Fackliga företrädare

• SACO: Anneli Edvinsson, anneli.edvinsson@mfof.se, 010-190 11 13
• ST: ST Direkt, 0771–555 444