Personuppgiftspolicy för Myndigheten för familjerätt och föräldraskapsstöd (MFoF)

Personuppgift

All slags information som kan hänföras till en fysisk person. Avgörande är att uppgiften kan knytas till en levande person, antingen enskilt eller i kombination med andra uppgifter. Exempel på vanliga personuppgifter är namn, adress, personnummer och e-postadress.

Känsliga personuppgifter

Personuppgifter som är av känslig natur:

• Ras eller etniskt ursprung
• Politiska åsikter
• Religiös eller filosofisk övertygelse
• Medlemskap i fackförening
• Genetiska uppgifter
• Biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person
• Hälsa
• Sexualliv eller sexuell läggning

Behandling

En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller inte.

Personuppgiftsansvarig

En fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter.

Personuppgiftsbiträde

En fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. Ett personuppgiftsbiträde har inte bestämmanderätt över ändamålen och medlen för personuppgiftsbehandling.

MFoF:s personuppgiftsbehandling
– informationsinsamling, ändamål och rättslig grund.

Myndigheten för familjerätt och föräldraskapsstöd (MFoF) är en kunskapsmyndighet för föräldraskapsstöd, familjerådgivning och den familjerätt som ligger under kommunernas socialnämnder. Myndigheten arbetar också för att internationella adoptioner av barn till Sverige ska ske enligt lag och på ett etiskt godtagbart sätt. Detta gör MFoF genom auktorisation och tillsyn.

Myndighetens viktigaste målgrupper är yrkesverksamma och beslutsfattare i kommuner, landsting och det civila samhället. I all myndighetens verksamhet ska barnets rättigheter främjas som de uttrycks i FN:s konvention om barnets rättigheter. Myndigheten arbetar också för ett jämlikt och jämställt föräldraskap. MFoF har begränsad kontakt med privatpersoner.

Kunskapsstöd, rådgivning och informationssamordning

I uppdraget att verka som ett kunskapsstöd i frågor om internationella adoptioner, familjerätt och föräldraskapsstöd kommunicerar MFoF löpande med handläggare i andra statliga myndigheter och svenska kommuner som arbetar med frågor inom dessa områden. MFoF deltar även i och arrangerar utbildningar, träffar, konferenser och möten i syfte att sprida kunskap och information. Inom ramarna för detta uppdrag kan MFoF komma att samla in följande personuppgifter:

• Person- och kontaktinformation; t.ex. namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress m.m.
• Känsliga uppgifter; såsom exempelvis hälsouppgift i form av information om allergi eller liknande.

Laglig grund för behandling av känsliga personuppgifter

Behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse. Uppgifter samlas in av myndigheten och behandlingen krävs enligt lag.

Handläggning av ärenden

Till MFoF kommer enskilda ärenden om adoption, familjerådgivning eller liknande i syfte att myndigheten ska bistå handläggningen med stöd och information samt fatta beslut. I dessa fall kan följande information behandlas:

• Person- och kontaktinformation; t.ex. namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress m.m.
• Känsliga uppgifter; exempelvis uppgifter om sexuell läggning, hälsouppgifter, etniskt ursprung eller politisk, religiös eller filosofisk övertygelse m.m.

Laglig grund för behandling av känsliga personuppgifter

Behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse för handläggning av ett ärende.

Avtal, upphandling och rekrytering

Det här gäller i den mån du eller någon som du företräder eller som företräder dig inträder i eller vill inträda i ett avtalsförhållande med oss. Det gäller även dig som söker ett jobb hos oss. När du söker ett jobb, skickar en offert, lämnar ett anbud eller ingår avtal med oss, lämnar du direkt eller indirekt personuppgifter till oss. Detta kan vara:

• Person- och kontaktinformation; t.ex. namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress m.m.
• CV-information; t.ex. bild, utbildning, betyg, erfarenheter, kompetens m.m.
• Personliga uppgifter; t.ex. uppgifter om familj, intressen, bakgrund, åsikter m.m.
• Känsliga uppgifter; t.ex. uppgifter om sexuell läggning, hälsouppgifter, etniskt ursprung eller politisk, religiös eller filosofisk övertygelse m.m.
• Betalningsuppgifter; t.ex. fakturainformation, bankkontonummer m.m.

Information som vi inhämtar om dig från andra

För att kunna kontakta och utvärdera personer och företag som vi kan tänkas vilja anställa eller ingå avtal med kan vi behöva inhämta personuppgifter som finns publikt publicerade, till exempel kontaktuppgifter på en hemsida eller upptagna i ett offentligt register. Vid ett avtalsförhållande kan vi också få del av uppgifter om dig som anställd om du är kontaktperson eller om avtalet handlar om konsultuppdrag. Om du är anhörig eller tidigare arbetsgivare till någon som söker jobb hos oss kan även dina personuppgifter framgå av en jobbansökan. Dessa uppgifter kan vara:

• Person- och kontaktinformation (t.ex. namn, personnummer, ålder, adress, telefonnummer, e-postadress, kostönskemål m.m.)
• Information om ekonomiska förhållanden (t.ex. att det inte finns några betalningsanmärkningar, näringsförbud m.m.)
• CV-information (t.ex. bild, utbildning, betyg, erfarenheter, kompetens m.m.)

Laglig grund för behandling av känsliga personuppgifter

Behandlingen är nödvändig för fullgörandet av skyldigheter inom arbetsrätten.

Offentlighetsprincipen

Vi är en myndighet och omfattas därför av offentlighetsprincipen. Det betyder att alla personuppgifter som du skickar in till oss, som någon annan skickar in till oss eller som vi hämtar in från någon annan, som huvudregel är offentliga. Det betyder i sin tur att vi har en skyldighet att lämna ut personuppgifter om någon vill läsa eller kopiera handlingar där uppgifterna finns. Undantaget är om personuppgifterna eller handlingen omfattas av en sekretessbestämmelse. Här beskriver vi kortfattat hur vi behandlar dina personuppgifter som finns i handlingar hos oss för att följa offentlighetsprincipen.

Vilken information omfattas av offentlighetsprincipen?

Offentlighetsprincipen gäller som huvudregel alla personuppgifter och annan information som finns i offentliga handlingar hos oss, oavsett var uppgifterna kommer ifrån eller vem som har lämnat dem till oss.

Vad gör vi med din information enligt offentlighetsprincipen?

För att följa offentlighetsprincipen behandlar vi personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Laglig grund för behandling av känsliga personuppgifter

Behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse och enligt en rättslig förpliktelse.

Vem lämnar vi ut information till enligt offentlighetsprincipen?

Offentlighetsprincipen innebär att alla som vill får läsa eller kopiera offentliga handlingar. Man har dessutom rätt att vara anonym. Undantaget är om en offentlig handling omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL). Det finns olika skäl till att en handling kan omfattas av sekretess, några exempel är:

• Uppgifter om enskildas hälsa och sexualliv (21 kap. 1 § OSL)
• Skyddad identitet eller adress (21 kap. 3 § OSL)
• Utlämnande i strid med dataskyddsförordningen eller dataskyddslagen (2018:218) (21 kap. 7 § OSL)
• Offentlig upphandling (19 kap. 3 § OSL)

En prövning av om en handling omfattas av sekretess görs vid varje begäran om att få läsa eller kopiera handlingen. Att en handling har bedömts vara sekretessbelagd vid ett tillfälle behöver därför inte betyda att den alltid kommer att omfattas av sekretess.

Lagring

MFoF sparar inte personuppgifter längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlas in om inte annat föreskrivs i lag.

Lämnar MFoF ut dina personuppgifter till andra aktörer?

MFoF lämnar inte ut personuppgifter till annan organisation såvida det inte är nödvändigt för fullgörandet av MFoF:s myndighetsuppdrag eller av allmänt intresse, alternativt för fullgörandet av en rättslig eller avtalsrättslig förpliktelse. I sådana fall överförs uppgifter till statlig eller kommunal myndighet alternativt en privat organisation som bistår myndigheten i ekonomihantering eller tillhandahåller annan specifik tjänst. I de fall överlämning av personuppgifter sker, genomförs sådan alltid med goda säkerhetsåtgärder för att skydda och värna om dig och din integritet. Om du vill ha ytterligare specificerad information om mottagare av personuppgifter vid specifika behandlingar, kontakta MFoF via nedan angivna kontaktuppgifter.

I de fall där myndigheten använder sig av en extern IT-leverantör för behandling av personuppgifter eller på annat sätt anlitar en extern aktör för behandling å MFoF:s vägnar, upprättar myndigheten ett personbiträdesavtal som garanterar en trygg och säker behandling av dina personuppgifter.

I vissa fall förmedlar MFoF kontakt mellan individuella handläggare eller yrkesverksamma till en internationell adoptionsorganisation. I de fall sådana organisationer finns i tredjeland sker överföringen alltid mot bakgrund av lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med artikel 46 i dataskyddsförordningen.

Dina rättigheter

I enlighet med dataskyddsförordningen har du som registrerad i någon av myndighetens tjänster särskilda rättigheter rörande de av dina personuppgifter som MFoF behandlar. Vi strävar efter att tillgodose inkommande förfrågningar från de registrerade om att utöva sina rättigheter utan fördröjning. Senast en månad efter att begäran inkommit från dig ska myndigheten ha besvarat den.

De rättigheter du som registrerad i någon av myndighetens tjänster har är följande:

Rätt till tillgång till dina personuppgifter

Som registrerad fysisk person har man rätt att få tillgång till de personuppgifter som MFoF behandlar om personen i fråga. Den registrerade har även rätt att få besked om vilka uppgifter som MFoF har registrerade. Registerutdrag görs efter en skriftlig ansökan av den registrerade och det är gratis.

Rätt till rättelse

Skulle du upptäcka att dina personuppgifter är ofullständiga eller inkorrekta kan du när som helst kontakta myndigheten och begära rättelse av dina personuppgifter.

Rätt till dataportabilitet

I de fall myndigheten automatiskt har samlat in och behandlar personuppgifter med stöd av samtycke eller avtal har du rätt att få dessa i ett maskinläsbart format av oss.

Rätt till begränsning

Om du har invändningar mot riktigheten i de uppgifter som myndigheten har registrerade om dig kan du begära att vi begränsar behandlingen av dessa uppgifter.

Rätt till radering

Du har rätt att återkalla ditt samtycke till myndighetens behandling av dina personuppgifter eller begära att vi raderar dina personuppgifter när uppgifterna inte längre är nödvändiga för oss. Vi kan dock spara personuppgifterna för en längre tidsperiod om det skulle behövas för att uppfylla vår rättsliga förpliktelse i enlighet med lag. Du kan kontakta myndigheten om du har frågor, vill ha rättelse eller återkalla ditt samtycke av behandling av personuppgifter. Kontaktuppgifter finner du nedan.

Cookies

MFoF använder Cookies i begränsad omfattning. En cookie (eller kaka) är en liten textfil som en webbplats sparar på besökarens dator. Cookies används på många webbplatser för att ge en besökare tillgång till olika funktioner. Informationen i en cookie kan också användas för att följa en användares surfande på webbplatser som använder samma cookie.

Förändringar i denna personuppgiftspolicy

Innehållet i myndighetens personuppgiftspolicy kan komma att förändras med tiden. Vi sätter alltid våra användares integritet främst, och följer alla dataskyddslagar inom EU och Sverige. Vill du hålla dig löpande uppdaterad rekommenderar vi att du läser denna policy med jämna mellanrum. Vi kommunicerar väsentliga förändringar i denna policy som påverkar ändamålet innan den nya versionen träder i kraft. Detta kommuniceras till alla som omfattas av personuppgiftspolicyn på lämpligt sätt.

Kontakta MFoF vid frågor om personuppgiftsbehandling eller klagomål

Har du frågor eller synpunkter som rör vår personuppgiftspolicy kan du vända dig till myndighetens dataskyddsombud:

dataskyddsombud@mfof.se

070-1008498

Tillsynsmyndighet

Har du klagomål på hur vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att lämna dessa till tillsynsmyndigheten IMY (Integritetsskyddsmyndigheten) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Dataskyddsombud

dataskyddsombud@mfof.se

070-1008498