Personuppgiftspolicy för Myndigheten för familjerätt och föräldraskapsstöd (MFoF)

Dataskyddsombud

Ombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförorningen (GDPR) följs inom orgnaisationen genom att exepel utföra kontroller och informationsinsatser. Om du har frågor som rör vår behandling av personuppgifter kan du vända dig till myndighetens dataskyddsombud:

E-post: dataskyddsombud@mfof.se

Definitioner

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, postadress, telefonnummer och e-postadress.

Vad menas med känsliga personuppgifter?

Med känsliga personuppgifter avses uppgifter som avslöjar till exempel etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös övertygelse, uppgifter om hälsa eller om en persons sexuella läggning.

Vad är en personuppgiftsbehandling?

Med behandling av personuppgifter menas all hantering som görs med personuppgifter, oavsett om det sker elektroniskt eller inte. Det kan till exempel vara att samla in, registrera, överföra eller lagra uppgifterna.

Kategorier av personuppgifter som behandlas

De kategorier av personuppgifter som alltid behandlas är namn och kontaktuppgifter till de personer som vänder sig till myndigheten. Om ärendet i grunden avser en organisation av något slag och en kontaktperson har utsetts av organisationen behandlas namn och kontaktuppgifter till kontaktpersonen.

Så här behandlar MFoF personuppgifter

Offentlighetsprincipen

MFoF är en myndighet. Meddelanden som skickas till MFoF blir därför som huvudregel allmänna handlingar som diarieförs, registreras och som vid en begäran kommer att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Med andra ord kan personuppgifter komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har MFoF ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut.

Den behandling av personuppgifter som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar, och som sker med stöd av EU:s dataskyddsförordning anses nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

E-post

MFoF behandlar personuppgifter såsom namn och kontaktuppgifter som förekommer i e-post som skickas till myndigheten. Rättslig grund för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Förfrågningar

MFoF behandlar uppgifter för att kommunicera med den som lämnar in en förfrågan och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Handläggning av enskilda ärenden

MFoF behandlar uppgifter för att handlägga ärenden om enskilda adoptioner, ursprungssökning m.m. Den rättsliga grunden för behandlingen är allmänt intresse alternativt viktigt allmänt intresse beroende på vilken typ av personuppgifter som förekommer i ärendet.

Avtal med den registrerade

MFoF behandlar personuppgifter som är nödvändiga för att ingå och administrera avtal, till exempel uppdragsavtal, samt för fullgörande av avtalet. Den rättsliga grunden för behandlingen är avtal.

Upphandling

När upphandling sker med ett företag/en organisation som avtalspart behandlas personuppgifter avseende företagets/organisationens kontaktperson. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Statsbidrag, ansökan och återrapportering

När MFoF handlägger ansökningar om och återrapportering av statsbidrag till organisationer behandlas namn och kontaktuppgifter avseende organisationens kontaktperson för att kunna handlägga ärendet. Behandlingen sker som ett led i vår myndighetsutövning med den rättsliga grunden allmänt intresse.

Sociala medier

MFoF kommunicerar i sociala medier, såsom LinkedIn och Facebook. Kommunikationen innebär behandling av personuppgifter såsom namn och profilbild på följare och på de personer som gillar våra inlägg. Även namn och profilbild på de personer som kommenterar myndighetens inlägg/annonser samt eventuella personuppgifter som förekommer i enskildas inlägg behandlas. Rättslig grund för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Tillsyn

MFoF behandlar uppgifter om utsedd kontaktperson för tillsynsobjekt. Uppgifterna används för att kommunicera med tillsynsobjektet och utreda ärendet. Behandlingen är nödvändig som ett led i MFoF:s myndighetsutövning.

Ansökan om auktorisation

Vid ansökan om auktorisation avseende internationell adoptionsförmedling i Sverige behandlar MFoF personuppgifter om uppgiftslämnare, referenspersoner, verksamhetschef, styrelseordförande samt revisor hos den organisation som söker tillståndet.

Vid ansökan gällande internationell adoptionsförmedling i annat land behandlas personuppgifter om uppgiftslämnare, adptions- eller förmedlingskontakt, organisationens företrädare samt dess representant i landet.

Behandlingarna är nödvändiga som ett led i MFoF:s myndighetsutövning.

Samverkan

MFoF behandlar kontaktuppgifter till den person som är kontaktperson för samverkansärendet. Rättslig grund för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Anmälan till MFoF:s kurser/informationsträffar/webbinarier

MFoF behandlar personuppgifter i samband med anmälan till våra kurser. Behandlingen sker för att administrera kursanmälan och för att följa upp myndighetens kurser. Den rättsliga grunden för administrationen av kursanmälan är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan. Rättslig grund för behandlingen som sker i samband med uppföljningen är att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Prenumeration av nyhetsbrev samt på uppdateringar av MFoF:s hemsidas innehåll

MFoF behandlar personuppgifter i samband med anmälan om prenumeration av nyhetsbrev och uppdateringar av hemsidan. Behandlingen sker för att MFoF ska kunna administrera prenumerationen och skicka ut informationen. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan som prenumerant.

Rekrytering

MFoF behandlar personuppgifter i samband med att en ansökan om arbete skickas in till MFoF. Personuppgifterna behandlas för att MFoF ska kunna administrera ansökningarna och tillsätta tjänsten. Behandlingen för tillsättning av tjänsten sker som ett led i MFoF:s myndighetsutövning och övrig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Hantering av känsliga personuppgifter

Ibland skickas känsliga personuppgifter in till myndigheten. Dessa uppgifter behandlas för att ärendet ska kunna handläggas och uppgifterna hanteras endast genom att handlingen läggs in i det aktuella ärendet. Uppgifterna registreras inte särskilt och uppgifterna i den inkomna handlingen görs inte sökbara. Rättslig grund för behandlingen av känsliga personuppgifter är viktigt allmänt intresse.

De som kan ta del av uppgifterna

De medarbetare på MFoF som kommer att ta del av uppgifterna behöver det för att utföra sina arbetsuppgifter.

Förutom de utlämnanden av personuppgifter som MFoF behöver göra till följd av offentlighetsprincipen (se ovan under rubriken Offentlighetsprincipen) använder sig MFoF i vissa fall av personuppgiftsbiträden. De personuppgiftsbiträden som anlitas får endast behandla personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som MFoF har lämnat för behandlingen. Biträdet och de som agerar under biträdets ledning får vidare aldrig ta del av fler uppgifter än vad som krävs för utförande av den tjänst som avtalet med MFoF omfattar. När personuppgifter ska behandlas av ett personuppgiftsbiträde upprättas ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal.

Period under vilken personuppgifterna kommer att lagras

Som statlig myndighet är utgångspunkten enligt arkivlagstiftningen att myndigheten ska bevara allmänna handlingar. MFoF följer dessa regler om bevarande och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsregler och beslut. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för. Handlingar som inte är att ses som allmänna är exempelvis utkast till beslut och minnesanteckningar som inte har arkiverats. När ett ärende har slutbehandlats görs en bedömning av vad som enligt arkivlagstiftningen ska bevaras i ärendet.

Dina rättigheter som registrerad

Som registrerad har du flera rättigheter. Om du som registrerad hos MFoF vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör myndighetens behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till myndighetens dataskyddsombud på e-post dataskyddsombud@mfof.se.

Rätt till tillgång

Du kan begära att få ett besked om huruvida MFoF behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få en kopia av dessa - ett så kallat registerutdrag – tillsammans med viss närmare information. Du kan bara begära ut information om dina egna personuppgifter och kan inte lämna fullmakt till någon annan att begära ut uppgifter om dig.

E-post: info@mfof.se

Rätt till rättelse

Om du anser att personuppgifter som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

Rätt att göra invändningar

När MFoF behandlar personuppgifter inom ramen för sin myndighetsutövning eller för att kunna utföra andra arbetsuppgifter av allmänt intresse har du rätt att när som helst invända mot behandlingen. Om myndigheten vi inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste myndigheten upphöra med behandlingen.

Rätt till begränsning

Du har i vissa fall, till exempel om du har invänt mot behandlingen, möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter.

Rätt till radering

Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade. När dina personuppgifter behövs för att MFoF ska kunna fullgöra sitt uppdrag eller framgår av allmän handling har MFoF ingen möjlighet att radera uppgifterna.

Rätt till dataportabilitet

Om MFoF behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla ett avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll, exempelvis överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

Cookies

MFoF använder endast nödvändiga Cookies.

Om du har klagomål på MFoF:s behandling av dina personuppgifter

Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, är den myndighet som utövar tillsyn över behandling av personuppgifter. Om du är missnöjd över hur MFoF behandlar dina personuppgifter kan du lämna in klagomål till IMY, Lämna ett klagomål enligt GDPR | IMY Länk till annan webbplats.

Du har som registrerad också rätt att överklaga myndighetens beslut om dina rättigheter. Sådana beslut överklagas till allmän förvaltningsdomstol.

Policyn är senast uppdaterad den 31 januari 2024.