Handläggning och dokumentation

I förvaltningslagen (2017:900) FL, finns grundläggande regler om hur förvaltningsmyndigheter i stat och kommun ska handlägga sina ärenden. Med handläggning av ett ärende avses alla åtgärder som vidtas från det att ett ärende aktualiseras till dess att det avslutas genom ett beslut. Det innebär att en myndighet ska se till att kontakten med enskilda blir enkel och smidig (6 § FL). Kraven på smidighet och enkelhet avser den enskildes rätt till ett positivt bemötande från myndighetens sida. Kravet på enkelhet innebär också att den enskilde inte behöver ha någon särskild sakkunskap innan den kontaktar en myndighet i en viss fråga. Utgångspunkten är att servicenivån måste anpassas till förutsättningarna i det enskilda fallet.

Av 6 § FL framgår även att myndigheten ska lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål. Bestämmelsen innebär även en skyldighet att hjälpa den som har vänt sig till fel instans genom att hänvisa till rätt myndighet. En myndighet är skyldig att hjälpa en enskild inom ramen för sin serviceskyldighet när en framställan är ofullständig eller oklar. Hjälpen ska ges så snabbt som möjligt. Förvaltningslagen innehåller förutom allmänna krav på handläggningen bland annat, frågor om partsinsyn, tolk och översättning, kommunikation och dokumentation.

När det gäller socialtjänstens dokumentation finns även regler i 11 kap. 5 och 6 §§ SoL. Bestämmelserna har kompletterats med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2014:5). För att underlätta tillämpningen av det regelverk som gäller på området har Socialstyrelsen tagit fram en handbok, Handläggning och dokumentation. Handbok för socialtjänsten.

För att socialtjänsten ska kunna förbättras och utvecklas och för att det ska gå att systematiskt undersöka om arbetet bedrivs på föreskrivet sätt är det en grundläggande förutsättning att verksamheten dokumenteras på ett tillfredsställande sätt. Att insatser som ges med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS dokumenteras och följs upp på ett tillfredsställande sätt är också en förutsättning för att systematiskt kunna undersöka om de leder till resultat som innebär förbättringar för den enskilde och för verksamheten. Det innebär att dokumentationen ska tillgodose flera syften. Dokumentation ska kunna användas av socialtjänsten personal som ett arbetsinstrument för den individuella planeringen, för handläggningen av ärendet, för genomförandet och för uppföljning. Av primärt intresse för den enskilde är att få en korrekt handläggning av ärendet.

Enligt 27 § FL ska en myndighet som får uppgifter på något annat sätt än genom en handling snarast dokumentera dem, om de kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. Det ska framgå av dokumentationen när den har gjorts och av vem. Det innebär att en myndighet är skyldig att dokumentera uppgifter som den får muntligt eller genom egna iakttagelser. En förutsättning för att en myndighet ska vara skyldig att dokumentera en uppgift är att uppgiften kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. Det innebär att dokumentationsskyldigheten inte bara gäller slutliga beslut.

Information, service och rådgivning omfattas inte av dokumentationsskyldighet

Av 3 kap. 1 § SoL följer att socialnämnden ska svara för omsorg och service, upplysningar, råd, stöd och vård, ekonomisk hjälp och annat bistånd till familjer och enskilda som behöver det. Bestämmelsen ger socialnämnden stöd för att arbeta förebyggande med allmänna insatser som kan inriktas på olika sätt. Socialnämnden får således enligt bestämmelsen erbjuda allmänna insatser till enskilda i form av service utan behovsprövning. Det finns ingen entydig definition av begreppet service. I den praktiska tillämpningen används dock begreppet ofta för att beskriva sådan verksamhet inom socialtjänsten där rådgivning och stöd till enskilda ges i form av generellt utformade insatser som är öppna för alla, dvs. när dessa insatser tillhandahålls utan föregående individuell behovsprövning.

Information och rådgivning som ges enskilt eller i grupp omfattas inte av dokumentationsskyldighet. Till sådan verksamhet hör bl.a. familjerådgivning och alkoholrådgivning i traditionell bemärkelse. Att dessa verksamheter är undantagna från dokumentationsskyldigheten sammanhänger med möjligheten att få vara anonym. Risken finns annars att den enskilde avstår från att vända sig till sådana verksamheter.

Obligatoriskt informationssamtal omfattas av dokumentationsskyldighet

Med obligatoriska informationssamtal avses visserligen en insats som innehåller både information och rådgivning men enligt MFoFs uppfattning är den av det slag som omfattas av dokumentationsskyldighet. Skälet för det är att föräldrars möjlighet att väcka talan om vårdnad, boende och umgänge omfattas av krav på deltagande i obligatoriska informationssamtal (6 kap. 17 c § FB). Det innebär att en förälder som begär att få insatsen ska också ha rätt att få den. Ansvaret för att en förälder kan få insatsen vilar på kommunens socialnämnd. Utgångspunkten är att gemensamma informationssamtal ska hållas med föräldrarna. Ytterligare skäl för dokumentationsskyldighet är att det framgår av 1 § LoI att när en förälder begär informationssamtal, ska båda föräldrarna erbjudas samtal vilket innebär att socialnämnden behöver personuppgifter avseende både den förälder som begärt ett informationssamtal och den andre föräldern som ska erbjudas informationssamtal. Oavsett om samtalen kommer att ske gemensamt eller enskilt ska den andre föräldern erbjudas informationssamtal. Slutligen bör den förälder som erhåller relevant information kunna identifiera sig eftersom samtalsledaren ska utfärda ett samtalsintygsom kan bifogas ett yrkande till domstol. I de fall informationssamtalet ägt rum via videolänk kommer samtalsintyget dessutom att behöva skickas per post.

Tillåten personuppgiftsbehandling

I förordningen (2001:637) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten, SoLPuF regleras bl.a. ändamålen för behandling av personuppgifter. En kommunal myndighet får enligt 12 § 1. och 2. SoLPuF behandla personuppgifter för handläggning av ärenden om bistånd och annat stöd samt genomförande av beslut om bistånd, stödinsatser, vård och behandling samt annan social service som följer av bestämmelserna i SoL och 2 kap. 7 § befogenhetslagen. Av 12 § 10. SoLPuF framgår dessutom att en kommunal myndighet får behandla personuppgifter för tillsyn, uppföljning, utvärdering, kvalitetssäkring och administration av verksamheten.

Huvudregel för gallring av handlingar enligt SoL

Enligt huvudregeln i 12 kap. 1 § första stycket SoL ska anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos socialnämnden gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. Uppgifterna får dock inte gallras så länge uppgifter om samma person finns kvar i en sådan sammanställning av personuppgifter, som avses i lagen (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten, SoLPuL, hos nämnden. Uppgifter i en sådan sammanställning ska enligt 12 kap. 1 § andra stycket SoL gallras fem år efter det att de förhållanden som uppgifterna avser har upphört. I praktiken innebär detta att en uppgift i ett register som avser t.ex. placering av en vuxen i ett hem för vård eller boende, inte ska gallras förrän fem år efter det att placeringen har upphört. Gallring som sker med stöd av ovan redovisade bestämmelser ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. Detta framgår av 12 kap. 1 § tredje stycket SoL.

Enligt Riksarkivets numera upphävda allmänna råd fanns följande rekommendationer. I de fall handlingar om en och samma person finns i mer än en akt inom samma myndighet och samma verksamhetsgren bör gallringen av dessa samordnas så att den verkställs fem år efter senaste anteckningen i den senast aktuella akten. Om socialtjänsten är organiserad i flera nämnder är det viktigt att varje nämnd räknar gallringstiden utifrån kontakten med den egna nämnden.

Till handlingar som kan gallras hör också rapporter och anmälningar som inte tillhör ett ärende och inte ger upphov till något ärende. Dessa handlingar omfattas inte av reglerna om gallring i 12 kap. 1 § SoL. Det ankommer på kommunfullmäktige att besluta om regler för förvaring och gallring av sådana handlingar (16 § arkivlagen). Det är vanligt att sådana handlingar sätts in i en pärm i kronologisk ordning och att handlingarna i pärmen gallras efter en av kommunfullmäktige fastställd tidsperiod.